Übersicht

CoffeeCup bietet eine Vielzahl von hilfreichen Funktionen, um die Prüfung und Freigabe von Wochenarbeitszeiten bzw. "Stundenzetteln" transparenter, sicherer und schneller zu gestalten. Dazu gehört unter anderem:

  • Überprüfung von Zeiteinträgen anhand von Soll-Arbeitszeiten und Kommentaren 
  • Automatisches oder manuelles Freigeben und Ablehnen von Stundenzetteln
  • Erinnerungsfunktion zu abgelehnten Stundenzetteln
  • E-Mail und In-App Benachrichtigungen 

⚠️ Achtung: Die Stundenzettelprüfung ist nur für Benutzer mit der Rolle Admin oder mit dem Zugriffsrecht zur Stundenzettelprüfung sichtbar.

Workflow

Nachdem die Zeiterfassung eines Mitarbeiters für eine Woche abgeschlossen ist, kann diese auf Vollständigkeit auf Basis der Soll-Arbeitszeit und Kommentaren innerhalb von Zeiteinträgen überprüft werden. Beide Prüfungskriterien sind optional und lassen sich in den Einstellungen aktivieren.

Manuelle und Automatische Prüfung 

Sollen die Stundenzettel eines Mitarbeiters manuell überprüft werden, wird der Prüfer am Anfang der Woche per E-Mail darüber in informiert, dass Stundenzettel zur Prüfung bereit stehen.
Bei der automatischen Prüfung entscheidet CoffeeCup, ob der Stundenzettel bestätigt oder abgelehnt wird. Werden Stundenzettel von CoffeeCup abgelehnt, wechselt der Modus in die manuelle Prüfung.

Bestätigung von Stundenzetteln

Wird ein Stundenzettel manuell oder automatisch bestätigt, erhält der Mitarbeiter eine Bestätigung per E-Mail. Der bestätigte Zeitraum wird dann automatisch für Änderungen an den bestehenden Zeiteinträgen und für das Anlegen oder Löschen von Zeiteinträgen gesperrt.  

Ablehnung von Stundenzetteln 

Wird ein Stundenzettel manuell oder automatisch abgelehnt, wird der Mitarbeiter darüber per E-Mail in Kenntnis gesetzt. Er hat dann die Möglichkeit Korrekturen in der betroffenen Woche vorzunehmen und diese zur erneuten Prüfung einzureichen.

Erinnerung an abgelehnte Stundenzettel

Kommt ein Mitarbeiter der Aufforderung Korrekturen am Stundenzettel vorzunehmen nicht nach, hat der Prüfer 1 mal pro Tag die Möglichkeit den Mitarbeiter an die Korrektur des abgelehnten Stundenzettels zu erinnern. 

Stundenzettel zurücksetzen

Gelegentlich kann es vorkommen, dass Zeiteinträge in bereits bestätigten Wochen nochmals geändert werden müssen. In diesem Fall hat der Prüfer die Möglichkeit den entsprechenden Stundenzettel zurückzusetzen. Zurückgesetzte Stundenzettel müssen erneut manuell bestätigt werden.

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