Einstellungen und Benutzerrollen anpassen

Bevor die automatische Stundenzettelprüfung verwendet werden kann, muss diese erst in den Einstellungen aktiviert und gegebenenfalls Benutzerrechte angepasst werden.

Stundenzettelprüfung aktivieren

⚠️ Achtung: Die Einstellungen zur Stundenzettelprüfung können nur von Benutzern mit der Rolle Admin vorgenommen werden.

Aktivieren Sie in den Allgemeinen Einstellungen die Checkbox "Stundenzettelprüfung aktivieren". Somit stehen allen Benutzern mit der Rolle "Admin" die automatische Stundenzettelprüfung zur Verfügung. 

Zusätzlich können die Kriterien für die automatische Stundenüberprüfung festgelegt werden:

  • Arbeitszeit: Die Ist-Arbeitszeit eines Mitarbeiters wird gegen seine Soll-Arbeitszeit überprüft. Dabei muss die Höhe der wöchentliche Ist-Arbeitszeit mindestens der Höhe der Soll-Arbeitszeit entsprechen
  • Kommentare: Alle Stundenzettel werden auf vollständige Kommentare überprüft

Benutzerrechte und Rollen anpassen

Um neben der Rolle Admins noch anderen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben Stundenzettel zu prüfen und freizugeben, müssen erst die Prüfungsrechte für eine entsprechende Rolle aktiviert werden. Öffnen Sie dafür den Bereich "Rollen & Rechte" in den Einstellungen. 

Nun können Sie entweder eine neue Rolle anlegen oder das Rechte zur Prüfung von Stundenzetteln für eine bestehende Rolle freischalten. Alle Benutzer mit Zugriff auf die Stundenzettelprüfung können von nun an als Prüfer für andere Mitarbeiter ausgewählt werden.

Stundenzettelprüfung für Mitarbeiter aktivieren

Die Stundenzettelprüfung muss für jeden Mitarbeiter in der Benutzerverwaltung aktiviert und ein verantwortlicher Prüfer zugewiesen werden. Dabei lässt sich festlegen, ob die erste Prüfung der Stundenzettel manuell vom Prüfer oder automatisch durch CoffeeCup erfolgt.  

Manuelle Stundenzettelprüfung 

Bei der manuellen Stundenzettelprüfung muss der Prüfer die Stundenzettel jedes zugewiesenen Mitarbeiters manuell prüfen und freigeben oder ablehnen. CoffeeCup weist den Prüfer außerdem darauf hin, sobald neue oder erneut eingereichte Stundenzettel zur Prüfungen bereitstehen. Falls der Prüfer den Stundenzettel ablehnt wird der Mitarbeiter darüber benachrichtigt und kann Korrekturen vornehmen. Im Anschluss kann er seinen Stundenzettel erneut zur Freigabe einreichen.

Automatische Stundenzettelprüfung 

Bei der automatischen Stundenzettelprüfung prüft CoffeeCup automatisch die Stundenzettel des entsprechenden Mitarbeiters anhand der in den Einstellungen ausgewählten Kriterien. Die Prüfung erfolgt jeweils zum Beginn einer neuen Woche. Bei erfolgreicher Prüfung, wird der Stundenzettel des Mitarbeiters automatisch freigegeben und es besteht kein Handlungsbedarf des Prüfers mehr. Falls CoffeeCup den Stundenzettel ablehnt, verhält sich der Ablauf wie bei der manuellen Stundenzettelprüfung.

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