Achtung: Um die Rechnungsstellung mit easybill nutzen zu können, brauchst du ein easybill "PLUS" oder "BUSINESS" Paket.

easybill Konto verknüpfen

Navigiere in CoffeeCup zu Einstellungen -> Erweiterungen -> easybill und klicke auf den Button "Verbinden", um dein bestehendes easybill Konto mit CoffeeCup zu verknüpfen.

Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster in deinem Browser und du wirst dazu aufgefordert CoffeeCup den Zugriff auf dein easybill Konto zu erlauben. Eventuell musst dich in deinem easybill Konto anmelden. Sobald du die Anfrage mit einem Klick auf den Button "Zulassen" bestätigst, ist dein CoffeeCup Konto mit easybill permanent verknüpft.

Kunden und Kundengruppen aus easybill importierten

Damit die Rechnungsstellung mit easybill reibungslos verläuft, empfehlen wir deine bestehenden easybill Kundendaten in CoffeeCup zu importieren. Klicke dafür auf "Einstellungen -> Erweiterungen -> easybill".

Für den Import gibt es 2 Möglichkeiten:

  • alle Kunden aus easybill in CoffeeCup importieren (pro Import maximal 1000 Kunden)
  • ausgewählte Gruppen aus easybill importieren. Klicke dafür auf das Dropdown "Kundengruppe auswählen", um die entsprechende Kundengruppe aus easybill zu importieren

Achtung: Kundengruppen müssen bereits in easybill angelegt sein, bevor sie importiert werden können

Klicke jetzt auf den Button "Kundenimport von easybill", um den Import von easybill zu starten.

Wenn du den darauffolgenden Dialog durch Klick auf den Button "Import" bestätigst, werden folgende Aktionen durchgeführt:

  • ist in CoffeeCup bereits ein Kunde mit dem selben Namen vorhanden, wird dieser und dessen Ansprechpartner durch die Kundendaten aus easybill überschrieben und verknüpft
  • ist ein Kunde in CoffeeCup noch nicht vorhanden, wird in CoffeeCup ein neuer Kunde angelegt.

Achtung: Wir empfehlen vor dem Import die Kundennamen zu überprüfen und ggfls. anzugleichen, um eine Neuanlage des Kunden zu vermeiden.

Nachdem du den Import bestätigt hast, zeigt dir CoffeeCup eine Zusammenfassung aller neu angelegten und aktualisierten Kunden.

Wenn du den Import überprüfen möchtest, klicke einfach auf den Button "Kundendaten verwalten", um in die Kundenverwaltung zu wechseln. Aus easybill importierte Kunden werden mit einem easybill Symbol gekennzeichnet.

Rechnungen erstellen

Rechnungen können aus jedem Bereich von CoffeeCup aus erstellt werden. Die Funktion befindet sich z.B. in der "Actionbar" am unteren Rand des Bildschirms oder auch innerhalb der Analysen zu Projekten und Zeiteinträgen sowie an anderen Stellen. Sobald die Funktion aktiviert wird, öffnet sich ein Auswahldialog, im dem ein zur Abrechnung bestimmtes Projekt ausgewählt werden kann oder bereits schon vorausgewählt ist.

CoffeeCup unterscheidet dabei grundsätzlich zwischen Projekten mit fixem Budget und Projekten, die nach Aufwand abgerechnet werden (Time & Material).

Abrechnung von Projekten mit fixen Budgets

Bei Projekten mit fixem Budget, ist der abzurechnende Betrag frei wählbar, sofern noch ausreichend Budget übrig ist. Außerdem wird das verbleibende Rechnungsbudget, eine Liste der bisher abgerechneten Posten, ein Eingabefeld für den Abrechnungszeitraum und den Rechnungsbetrag angezeigt. Die Liste der bereits abgerechneten Posten beinhaltet den Betrag, den abgerechneten Zeitraum und das Datum der Rechnungsstellung und kann nachträglich angepasst werden.

Nachdem du den abzurechnenden Betrag und den Leistungszeitraum ausgewählt und auf den "Weiter" Button geklickt hast, wirst du automatisch zu deiner Rechnung in easybill weitergeleitet. Dabei wird der Kunde (sofern du deine Kunden wie weiter oben beschrieben importiert hast), der Abrechnungszeitraum und der Rechnungsbetrag vorausgefüllt. 

Im Anschluss kannst du die Rechnung ganz einfach per E-Mail, Post oder per Fax an deine Kunden senden.

Abrechnung von Projekten nach Aufwand

Bei Projekten, die nach Aufwand abgerechnet werden, wird statt eines variablen Betrags immer die Summe der noch nicht abgerechneten Zeiteinträge innerhalb des von dir festgelegten Zeitraums verwendet. Hat dein Team z.B. im Vormonat 100 Stunden zu einem Stundensatz von 95,00€ auf ein einem Projekt erfasst, wird ein Betrag in der Höhe von 9.500,00€ von CoffeeCup an easybill übergeben. 

Nachdem du den abzurechnenden Zeitraum ausgewählt und auf den Button "Weiter" geklickt hast, kannst du die Art zur Erstellung der Rechnungsposten auswählen und festlegen, ob an die Rechnung ein Leistungsnachweis angehängt werden soll.

Nachdem du alle Einstellung angepasst und auf den Button "Speichern und weiter zu easybill" geklickt hast, wirst du automatisch zu deiner Rechnung in easybill weitergeleitet. Im Anschluss kannst du die Rechnung ganz einfach per E-Mail, Post oder per Fax an deine Kunden senden.

Zahlungseingänge überwachen

CoffeeCup bietet dir eine komfortable Möglichkeit deine Ausgangsrechnungen zu verfolgen. Dabei wird dir der Betrag, das Datum und die Fälligkeit deiner letzten Rechnungen angezeigt.  

Das Modul "Rechnungen", wird automatisch zu deinem Dashboard hinzugefügt, nachdem du dein easybill Konto verbunden hast. Du kannst es natürlich auch jederzeit entfernen oder über die "Modul hinzufügen" Funktion erneut anlegen.  

easybill Konto trennen

Wenn du die Verbindung deines easybill Kontos zu CoffeeCup trennen möchtest, navigiere in CoffeeCup zu Einstellungen -> Erweiterungen -> easybill und klicke auf den Button "Trennen"

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