Mit der Teamplanung ist es möglich, die Zeiten deiner Mitarbeiter auf Projekten zu planen und so zukünftige Teamkapazitäten und Engpässe erkennen.

Hinweis: Die Teamplanung steht den Benutzerrollen Admin und PM zur Verfügung.
In den allgemeinen Accounteinstellungen kann der Lesezugriff auf die Planung optional für alle Mitarbeiter freigegeben werden.

Die Teamplanung befindet sich im Menüpunkt “Planung”. Über die Tabnavigation in der Metabar, kannst du zur “Projektplanung” und “Abwesenheitsplanung” wechseln.

Planungseintrag erstellen

Öffne die Detailsansicht eines Mitarbeiters [1], um ihn für ein neues Projekt zu planen. Durch Klick auf den Button "Projekt zuweisen", erscheint eine Liste aller aktiven Projekte, für die du Berechtigungen hast. Wenn du die Maus über den Zeitstrahl des Projekt bewegst, kannst du durch Klick auf das "+" Symbol [2] einen neuen Planungseintrag erstellen.

Hinweis: Nachdem du ein Projekt ausgewählt hast, wird der Mitarbeiter dem Projekt automatisch zugewiesen und kann ab sofort Arbeitszeiten darauf erfassen.

Es öffnet sich ein neuer Eintrag für einen Tag. Bei diesem kannst du die Stunden pro Tag oder die Gesamtstunden und das Start- und Enddatum einstellen. Solltest du den Planungseintrag für den falschen Benutzer angelegt haben, kannst du diesen nachträglich ändern. Schreibe Informationen in das Kommentarfeld, um genauere Anweisungen zu geben. Betätige anschließend den Button "Speichern".

In der Planungsübersicht kannst du erstellte Planungseinträge per Drag and Drop verschieben, verlängern oder verkürzen.

Teamkapazitäten erkennen

Mit dem CoffeeCup Teamplaner kannst du auf einen Blick erkennen, wie hoch die Auslastung eine Mitarbeiters in einem bestimmten Zeitraum ist. Die breiten Balken im Zeitstrahl und deren Farbe geben dir Auskunft darüber ob und wieviel Kapazität ein Mitarbeiter noch hat und ob der Mitarbeiter abwesend ist.

  • ohne Balken- Der Mitarbeiter ist noch nicht verplant
  • hellgrauer Balken - Der Mitarbeiter ist bereits verplant, hat jedoch noch Kapazitäten. Die Anzahl der verfügbaren Stunden wird am linken Rand des Balkens angezeigt.
  • dunkelgrauer Balken - Der Mitarbeiter ist zu 100% bereits verplant und hat keine Kapazitäten mehr.
  • roter Balken - Der Mitarbeiter wurde über seine Kapazitäten verplant. Die Anzahl der überplanten Stunden wird am linken Rand des Balkens angezeigt.
  • ´Balken mit oberem Farbrand - Der Mitarbeiter ist auf Grund von Urlaub, Fehltag, etc. abwesend. Die Art der Abwesenheit kann beim Bewegen der Maus über den Farbrand eingesehen werden. Je nach Abwesenheitstyp, wird die Abwesenheit als freie Kapazität angezeigt oder nicht.

Die Abwesenheiten eines Mitarbeiters werden dir als farbige Linie an den Tagen der Abwesenheit dargestellt. Hoverst du über die Abwesenheits-Linie, siehst du um welche Art der Abwesenheit es sich handelt.

Hinweis: Die tägliche Kapazität eines Mitarbeiters, kann in der Mitarbeiterverwaltung im Bereich "Gehalt und Arbeitsstunden" eingestellt werden. Hat der Mitarbeiter keine festen Stunden pro Tag sondern Stunden pro Woche oder flexible Arbeitszeiten, wird eine planbare Kapazität von 8 Stunden verwendet. 

Allgemeine Funktionen

In der Metabar kannst du über die Buttons zwischen der Team-, Projekt- und der Abwesenheitsansicht wechseln [1] . Über die Metabar kannst du den genauen Zeitraum [2] eingeben. Über die Zoom-Buttons [3] kannst du dir einen größeren oder kleineren Zeitraum anzeigen lassen.

Hinweis: Als "Mitarbeiter" werden dir nur die Abwesenheiten angezeigt.

In der Teamplanung wird dir auf der linken Seite deine Teamübersicht angezeigt. Über der Liste befindet sich ein Suchfeld [4]. Hier kannst du deine Mitarbeiter nach Namen, Abteilung oder E-Mail-Adresse filtern. Neben dem Suchfeld befindet sich ein Button, um die Projekte der Mitarbeiter auf- oder einzuklappen [5].

Während der Planung deines Mitarbeiters stehen dir mehrere Kontextmenüs zur Verfügung. Das Kontextmenü neben dem Mitarbeiter [6], ermöglicht es dir direkt diesen Mitarbeiter zu bearbeiten oder auszublenden. Ebenfalls gelangst du so zur Mitarbeiteranalyse.

Hinweis: Das Kontextmenü des Mitarbeiters steht dir nur als "Admin" zur Verfügung.

Neben jedem Projekt, auf dem der Mitarbeiter verplant wurde, befindet sich ein zusätzliches Kontextmenü [7]. Hier kannst du das Projekt bearbeiten, abrechnen, abschließen, gelangst zur Projektanalyse oder kannst die Berechtigung PM auf Projekten vergeben.

Hinweis: Das Kontextmenü steht dir nur als "Admin" oder bei Projekten bei denen du "PM" bist zur Verfügung. Das Projekt abrechnen kannst du nur mit der Rolle "Admin".

Noch Fragen?

Solltest du noch Fragen zur Mitarbeiteranalyse haben, wende dich an unseren Support direkt hier im Chat oder per E-Mail. Wir helfen dir gerne jederzeit.

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