Begebe dich hierfür in die Menüleiste zum Punkt "Verwaltung". Klicke anschließend auf "Mitarbeiter". Dies führt dich zur Mitarbeiter-Übersicht, wo du deinen eigenen Eintrag als "Admin" findest.

Hinweis: Nur mit der Rolle "Admin" kannst du Mitarbeiter anlegen.

Mit einem Klick in die Metabar auf den Button “Benutzer”, erstellst du einen neuen Mitarbeiter. Fülle in das geöffnete Fenster alle notwendigen Informationen zu deinem Mitarbeiter aus.

Die Mitarbeiterakte gliedert sich in die folgenden Bereiche:

  • Stammdaten, Zeiten und Berechtigungen
  • Gehalt und Arbeitsstunden
  • Urlaub
  • Projekte
  • Versicherung und Bankverbindung
  • Private Daten

Stammdaten, Zeiten und Berechtigungen

Die Stammdaten neuer Mitarbeiter beinhalten unter anderem den Namen, ein Foto, die E-Mail-Adresse deiner Firma - welche zugleich als Zugang für CoffeeCup gilt, den abrechenbaren Standard-Stundensatz und die Abteilung in welcher dein Mitarbeiter tätig ist.

Zeitzone

Die Zeitzone, das Datumsformat und der Anfang der Arbeitswoche kann je nach Standort deiner Mitarbeiter variieren und kann daher hier individuell festgelegt werden. Die Zeiteinträge können deinem Mitarbeiter in Stunden oder als Dezimalzahl angezeigt werden.

Hinweis: Über die Interfaceeinstellungen kann jeder Mitarbeiter seine Zeitzone anpassen.

Berechtigung

Dieser Abschnitt lässt dich die Berechtigungen deiner Arbeitnehmer in CoffeeCup definieren. Hier entscheidest du, ob dein Mitarbeiter die Rolle

bekommt.

Neben diesen Rollenzuweisungen stehen dir für jeden Benutzer noch drei weitere Optionen zur Verfügung. Du kannst einen Benutzer automatisch zu neuen Projekten hinzufügen lassen, diesem Benutzer erlauben Urlaubsanfragen zu empfangen und freizugeben und/oder dir den Benutzer in der Mitarbeiter- und Projektplanung anzeigen lassen.

Gehalt und Arbeitsstunden

Gebe in diesem Teilbereich an, ob es sich bei deinem Mitarbeiter um einen Festangestellten oder Selbstständigen handelt. Wähle hier aus, wie viel der Mitarbeiter verdient und wie viel Stunden dieser am Tag oder in der Woche arbeitet.

Hinweis: Hier kannst du neue Gehaltseinträge erstellen, z. B. bei einer Gehaltserhöhung. Alte Gehaltseinträge sind an dieser Stelle einsehbar.

Urlaub

Lege hier fest, wie viel Urlaub deinen Mitarbeitern zusteht. In Deutschland beispielsweise beträgt der Mindesturlaubsanspruch 20 Tage bei einer Fünftagewoche.

Hinweis: Der Abwesenheitsverlauf deines Mitarbeiters wird dir hier angezeigt.

Projekte

Im Abschnitt "Projekte", weist du deinem Mitarbeiter Projekte zu. Wähle über die Dropdown-Liste einzelne Projekte aus oder füge deinen Mitarbeiter zu allen Projekten hinzu. Über das Mülleimer-Icon entfernst du deinen Mitarbeiter von einzelnen Projekten. Hier kannst du jedem Mitarbeiter die Projektmanager-Rolle für einzelne Projekte vergeben.

Versicherung und Bankverbindung

Trage an dieser Stelle die Kontoverbindung und die Krankenversicherung deines Mitarbeiters ein. Ersteres benötigst du für die Gehaltsüberweisung deines Mitarbeiters, letzteres für den Arbeitgeberanteil bei einem Festangestellten.

Private Daten

Der letzte Abschnitt beinhaltet persönliche Information deiner Mitarbeiter wie Adresse, Geburtstag, Geburtsort und Kontaktinformationen. 

Nachdem du die Akte vollständig ausgefüllt und kontrolliert hast, drücke auf “Speichern”. Nach dem Anlegen, erhält dein Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Zugang zu seinem CoffeeCup-Profil. Das Konto bestätigt dein Mitarbeiter mit dem erstmaligen Einloggen.

Hinweis: Über die Profileinstellungen kann jeder Mitarbeiter seine Privaten Daten und seinen Namen anpassen.

Noch Fragen?

Solltest du noch Fragen zum Anlegen von Mitarbeitern haben, wende dich an unseren Support direkt hier im Chat oder per E-Mail. Wir helfen dir gerne jederzeit.

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