Wie du Projekte anlegst erfährst du in diesem Artikel. Du kannst dir aber auch ein Video dazu ansehen.

Hinweis: Nur die Rollen "Admin" und "PM" können Projekte anlegen.

Navigiere in der Menüleiste zu "Verwaltung" und klicke dann auf "Projekte".

Hier siehst du ein Beispielprojekt, welches dir den Aufbau eines Projektes zeigt. Lege ein neues Projekt an, indem du in der Metabar auf "Projekt" klickst.

Es öffnet sich ein Fenster, bei welchem du alle Daten des Projektes hinzufügst. Diese Projektinformationen gliedern sich in zwei Sektionen:

  1. Allgemein
  2. Budget, Mitarbeiter und Aufgaben

1. Allgemein

Wähle die Checkbox "Internes Projekt" an oder ab, um ein internes Projekt oder Kundenprojekt zu erstellen. Bei beiden Arten von Projekten legst du eine Projektbezeichnung fest. Aus dieser wird automatisch eine Abkürzung generiert, welche du jedoch anpassen kannst. Vergebe für das Projekt eine Farbe und ein Start- und Enddatum. Dir steht zudem noch die Notizfunktion zur Verfügung.

Hinweis: Die Farbe des Projektes siehst du, wenn du Zeiteinträge erstellst. Hier kannst du dir die Farbe der Projekte oder Aufgaben anzeigen lassen.

Legst du ein "Kundenprojekt" an, dann wähle einen Kunden aus der Dropdown-Liste aus oder lege einen neuen Kunden über das Eingabefeld "Kunde" an. Wähle für dieses Projekt über die Dropdown-Liste einen Ansprechpartner aus.

2. Budget, Mitarbeiter und Aufgaben

Diese Kategorie ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:

  • Projektbudget
  • Zeiten runden
  • Mitarbeiter
  • Aufgaben

Projektbudget

Hier weist du einem Projekt die Abrechnungsart des Projektes zu. Du kannst ein Projektbudget nach Stunden, nach Gesamtkosten, pro Aufgabe oder nach Aufwand abrechnen. Je nach Projekt passt die eine andere Abrechnungsart besser. Hier erklären wir dir die vier Arten:

  • Projektbudget nach Stunden
    Vergebe ein festes Stundenkontingent und wähle zwischen den Möglichkeiten einen Stundensatz zu verwenden oder nicht.

    Hinweis:
    Legst du bei einem internen Projekt einen Stundensatz an, wird dieser von deinem Budget abgezogen. Deshalb solltest du hier die Option "Keinen Stundensatz verwenden" auswählen.
  • Projektbudget nach Gesamtkosten
    Hat das Projekt ein fixes Budget solltest du die Option “Nach Gesamtkosten” auswählen. So wird der erfasste Aufwand der Mitarbeiter vom Gesamtbudget abgezogen. Wähle hier aus, ob der Stundensatz des Projektes, der Aufgabe oder des Mitarbeiters verrechnet werden soll.
  • Projektbudget pro Aufgabe
    Bei dieser Option kann nach Stundensatz des Projektes, der Aufgabe oder ohne Stundensatz abgerechnet werden. Somit eignet sich diese Option für interne Projekte.
  • Projektbudget nach Aufwand
    Für Selbstständige Mitarbeiter ist die Abrechnungsart nach Aufwand besonders geeignet. Sie ähnelt der "Projektbudgetabrechnung nach Stunden", ist aber detaillierter. Vom Stundensatz des Projektes abgesehen kannst du hier auch wieder nach dem Satz der Aufgabe und des Mitarbeiters abrechnen. 

Zeiten runden

Hier wird definiert, wie genau die Zeiten für die Projekte erfasst werden sollen. Du kannst dich dafür entscheiden, nicht zu runden und somit genau abzurechnen. Oder du entscheidest dich zwischen 5-60 Minuten auf- oder abzurunden.

Mitarbeiter

Wähle über die Dropdown-Liste die Mitarbeiter für das Projekt aus oder gebe sie ins Suchfeld ein.

Hinweis: Damit du Mitarbeiter zu Projekten zuweisen kannst, müssen diese zuvor angelegt worden sein.

Hast du alle Teammitglieder für das Projekt ausgewählt, entscheidest du, wer Projektmanager wird. Markiere hierfür die Checkbox "PM", dadurch kann jedem Mitarbeiter die Projektmanager-Rolle vergeben werden. Durch das "Mülleimer"-Icon kannst du die Mitarbeiter vom Projekt entfernen.

Hinweis: Bei einem Projekt muss es immer mindestens einen Mitarbeiter mit der Rolle PM geben. Deshalb kannst du bei einem Projekt mit nur einem PM, diesen nicht abwählen.

Aufgaben

Hier kannst du verschiedene Aufgaben zu deinem Projekt zuweisen oder neue Aufgaben für dein Projekt erstellen. Standardmäßig sind die zwei Aufgaben "Concept" und "Project Management" von Anfang an bei CoffeeCup angelegt. Diese werden bei jedem neuen Projekt hinzufügt, können aber auch entfernt werden.

Neue Aufgaben kannst du über den Quick Create erstellen. Gebe hier in das Feld eine neue Aufgabe ein. Es wird automatisch eine Abkürzung generiert, welche du ändern kannst. Wähle noch einen Standard-Stundensatz und eine Farbe für dein Projekt aus. Klicke auf "Speichern" und du erstellst zugleich eine Aufgabe und fügst diese zu dem aktuellen Projekt hinzu.

Zusatzleistungen

Hier kannst du Zusatzleistungen wie pauschale Kosten oder Spesen zum Projekt hinzufügen. 

Nachdem du einen Kategorie ausgewählt hast, kannst du eine interne Notiz, ein Datum und interne Kosten vergeben. Wenn die Zusatzleistung abrechenbar ist, kannst du hier den abrechenbaren Betrag festlegen. Die Option "im Bugdet enthalten" kalkuliert die Zusatzleistung in das vorher festgelegt Budget des Projekts mit ein. Andernfalls wird das Budget des Projekts um die Höhe des abrechenbaren Betrags der Zusatzleistung erhöht. Bei Bedarf kann ein Beleg zum Eintrag gespeichert werden.

Noch Fragen?

Solltest du noch Fragen haben, wende dich an unseren Support direkt hier im Chat oder per E-Mail. Wir helfen dir gerne jederzeit.

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