CoffeeCups Arbeitszeitenanalyse listen die eingetragenen Zeiteinträge genau auf. Hier steht nicht nur, wie lange welcher Mitarbeiter an welchem Projekt gearbeitet hat. Du findest hier auch noch weitere Details zu den einzelnen Einträgen.

Hinweis: Jede Benutzerrolle von CoffeeCup hat Zugriff auf die "Arbeitszeitenanalyse", jedoch gibt es Einschränkungen je nach Rolle.

Navigiere in der Menüleiste zur "Analyse" und klicke dann auf das Untermenü "Arbeitszeiten".

Analyse der Arbeitszeiten

Du siehst in der Arbeitszeitenübersicht den Kunden, das Projekt, die Aufgabe, den Benutzer, die Dauer, den Aufwand, den Zugriffsstatus und den Abrechnungsstatus des Zeiteintrags, falls es sich beim dazugehörigen Projekt um ein Aufwandsprojekt handelt.

Hinweis: Aufwand, Zugriffsstatus und den Abrechnungsstatus kannst du nur als "Admin" oder "PM" abrufen.

Du hast die Möglichkeit die Liste der Zeiteinträge genauer zu filtern. Hierfür stehen dir in der Filterbar mehrere Optionen zur Verfügung. Klicke auf den Button "Filter anzeigen", um die Zeiteinträge nach Kunden, Projekten, Aufgaben, Mitarbeitern und Mitarbeitertags zu selektieren. Du kannst hierbei wenn gewünscht auch nach archivierte Kunden, Projekten, Aufgaben oder Mitarbeiter filtern. 

Hinweis: Die Filteroptionen Mitarbeiter und Mitarbeitertags stehen dir nur als "Admin" oder "PM" zur Verfügung.

Stelle bei den Filtern ebenfalls ein, ob abrechenbare bzw. nicht abrechenbare und abgerechnete bzw. nicht abgerechnete Zeiteinträge angezeigt werden sollen. Neben den Filtern kannst du über die Filterbar zudem die Auflistung der Zeiteinträge definieren. So kannst du festlegen, ob die Zeiteinträge dem Datum nach auf- oder absteigend sortiert werden sollen. Bei der maximale Anzahl der Zeiteinträge pro Seite kannst du zwischen 50, 100 oder 200 Einträgen auswählen. Ebenfalls ist hier möglich zwischen den einzelnen Seiten wechseln.

Durch das Anwählen eines Zeiteintrags kannst du diesen editieren. Bitte beachte, dass dies nur möglich ist, solange der Zeiteintrag weder gesperrt noch abgerechnet oder archiviert ist. Pro Zeiteintrag hast du ebenfalls die Möglichkeit diesen zu sperren. So kann dieser Zeiteintrag nicht mehr editiert oder gelöscht werden. Du kannst den Zeiteintrag eines Aufwandsprojektes ebenfalls als abgerechnet markieren.

Hinweis: Als "Admin" kann man alle Daten eines Zeiteintrags bearbeiten, jedoch nicht die Arbeitsdauer eines Mitarbeiters. Diese Arbeitsdauer kann ausschließlich der Mitarbeiter bearbeiten. Zudem sieht man als "Admin" und "PM" die Abrechnungsdetails und kann diese bearbeiten.

Abrechnung

Um Projekte abzurechnen, klicke in der Metabar auf "Abrechnen". 

Daraufhin öffnet sich ein Modal. Wähle hier das Projekt aus, welches du abrechnen möchtest. Bei Aufwandsprojekten musst du anschließend einen Zeitraum und bei Projekten mit fixen Budgets einen Betrag auswählen welchen du abrechnen möchtest. Bestätige deine Auswahl mit "Speichern". Solltest du für deinen Account easybill aktiviert haben, so wirst du nun zu easybill weitergeleitet und deine eingetragenen Daten werden direkt in eine neu erstellte Rechnung übernommen. In CoffeeCup wird dir anschließend eine Zusammenfassung über den abgerechneten Betrag angezeigt.

Hinweis: Wie du easybill für deinen Account aktivieren kannst erfährst du hier.

Exportieren

Du kannst die gefilterten Zeiteinträge exportieren. Klicke hierfür in der Metabar auf "Exportieren".

Es öffnet sich ein Modal in dem du den Export genauer definieren kannst. Wähle zuerst einen Dateityp aus. Dir stehen PDF, Excel und CSV zu Verfügung. 

Hinweis: Einen Titel kannst du nur beim Dateityp PDF auswählen.

Anschließend kannst du festlegen wie die Zeiten und Beträge gerundet werden und welches Zeitformat verwendet werden soll. Zuletzt wähle die Sichtbarkeiten des Exports aus, so kannst du genau festlegen welche Daten dargestellt werden sollen.

Hinweis: "Mitarbeiter" haben nur eine eingeschränkte Auswahl der Exporteinstellungen.

Bei Projekten nach Aufwand können die Exportierten Zeiteinträge als Leistungsnachweise bei Rechnungen für den Kunden angehängt werden, so kann dieser den Aufwand und die daraus entstehenden Kosten genau nachvollziehen.

Arbeitszeitenanalyse - Funktionen

Arbeitszeitenanalyse

In der Metabar der Arbeitszeitenanalyse kannst du über eine Datumsauswahl den genauen Zeitraum [1] der Zeiteinträge einstellen. Über den Button "Abrechnung" [2] kannst du deine Projekte abrechnen. Mehr dazu unter dem Punkt "Abrechnung". 

Hinweis: Nur als "Admin" steht dir die Funktion "Abrechnung" zur Verfügung.

Der Exportieren-Button [3] erlaubt es dir alle gewünschten Zeiteinträge, welche zu den aktuell ausgewählten Filtern passen, zu exportieren. Mehr dazu unter dem Punkt "Exportieren". Die Summarybar der Arbeitszeitenanalyse gibt dir wichtige Kennzahlen zu den Arbeitszeiten, wie die Gesamtzeit, wieder.

Hinweis: Als "Admin" und "PM" werden dir hier zusätzlich der nicht abrechenbare Betrag, ob und wieviel sich ein Projekt über dem Budget befindet, der abgerechnete Betrag und der Aufwand angezeigt. Als "PM" sieht man hier nur Daten zu Projekten, bei welchen man "PM" ist.

Arbeitszeitenübersicht

In der Arbeitszeitenübersicht werden dir die Kunden, Projekte, Aufgaben, Benutzer, Dauer, und Aufwand einer Arbeitszeit wiedergegeben. Als "Mitarbeiter" werden einem nur eigene Arbeitszeiten angezeigt, weshalb bei der Spalte "Benutzer" nur der eigene Name steht.

Hinweis: Als "Admin" und "PM" werden einem alle Benutzer angezeigt. Jedoch sieht man als "PM" nur Arbeitszeiten von Projekten, bei welchen man die Rolle "PM" trägt.

Noch Fragen?

Solltest du noch Fragen zur Arbeitszeitenanalyse haben, wende dich an unseren Support direkt hier im Chat oder per E-Mail. Wir helfen dir gerne jederzeit.

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